Como Técnico/a de Gestión Administrativa y Operaciones, formarás parte del área de Financiero y Recursos Humanos y tendrás una misión muy clara: liderar la gestión de licitaciones y hacer que diferentes procesos, proyectos y necesidades de la compañía avancen de forma ordenada, eficaz y hasta su finalización.
Aunque dependerás del área de Financiero y Recursos Humanos, el puesto no incluye funciones de facturación, contabilidad ni gestión financiera.
¿Qué harás en tu día a día?
Licitaciones públicas y subvenciones
Las licitaciones serán uno de los pilares principales de tu trabajo y asumirás el liderazgo de su gestión administrativa. Buscamos a alguien que pueda responsabilizarse del proceso.- Analizar pliegos, requisitos, criterios y documentación de las licitaciones.
- Organizar la preparación de cada oferta, estableciendo tareas, responsables y plazos.
- Coordinar a los equipos internos y colaboradores externos que deban aportar información o documentación.
- Recopilar, revisar y preparar la documentación administrativa necesaria.
- Controlar firmas, entregables, requisitos formales y fechas de presentación.
- Realizar el seguimiento de expedientes, subsanaciones, adjudicaciones y obligaciones posteriores que correspondan.
- Mantener organizada y actualizada la documentación necesaria para futuras licitaciones.
- Proponer mejoras para agilizar, sistematizar y profesionalizar el proceso de licitación.
Cumplimiento, normativa y gestión documental
Participarás en el seguimiento de diferentes obligaciones y proyectos relacionados con el cumplimiento de la compañía, trabajando junto a asesores, consultoras y especialistas.Entre otros:
- Protección de datos.
- Prevención de riesgos laborales.
- Requisitos y documentación relacionados con normativa laboral.
- Procesos de calidad y certificaciones.
- Marcado CE y requisitos regulatorios de producto.
- Auditorías y otros procesos de cumplimiento.
Gestión de proveedores y servicios
También tendrás contacto con diferentes proveedores y colaboradores externos, coordinando necesidades administrativas y operativas relacionadas con sus servicios.- Gestionar la relación operativa con proveedores y colaboradores.
- Coordinar altas, renovaciones, documentación, pedidos y otras necesidades administrativas.
- Hacer seguimiento de los servicios contratados y detectar incidencias o necesidades de actuación.
- Coordinar con los equipos internos las necesidades que deban trasladarse a proveedores externos.
- Buscar soluciones y alternativas cuando surjan incidencias o necesidades no previstas.
Gestión de materiales y soporte operativo
Aunque no será el foco principal del puesto, también asumirás determinadas necesidades operativas relacionadas con materiales y suministros.- Gestionar de forma puntual el suministro y envío de material a clientes cuando sea necesario.
- Preparar y realizar envíos de material a compañeros de la empresa.
- Mantener organizado el material corporativo y de trabajo.
- Controlar existencias y detectar necesidades de reposición.
- Gestionar la recepción, preparación y envío de determinados materiales.
Nos gusta mejorar cada día por lo que esperamos que nos ayudes a hacer los procesos cada vez más sencillos y eficientes. Esperamos poder simplificar, digitalizar o automatizar aquello
¿Qué buscamos en ti?
- Formación de FP de Grado Superior o Grado universitario en Administración, ADE, Derecho, Gestión de Proyectos, Asistencia a la Dirección o similar.
- Entre 2 y 4 años de experiencia reallizando las funciones mencionadas, principalmente en el mundo de las licitaciones.
- Capacidad para leer documentación extensa o compleja, identificar lo importante y transformarlo en acciones concretas.
- Buen manejo de herramientas digitales y facilidad para aprender nuevas aplicaciones.
- Excel a nivel intermedio.
- Inglés suficiente para desenvolverse con documentación y comunicaciones profesionales.
Cómo eres trabajando
Te gusta coger un tema y sacarlo adelante. Cuando aparece una necesidad nueva, no te bloqueas porque no sea exactamente igual a lo que has hecho antes: buscas información, haces las preguntas adecuadas, organizas los siguientes pasos y avanzas.Sabes priorizar cuando tienes varios asuntos abiertos, eres riguroso/a con la documentación y los plazos, y haces seguimiento sin necesidad de que te recuerden constantemente qué está pendiente.
Tienes autonomía, pero también criterio para saber cuándo consultar, pedir apoyo o acudir a un especialista. Y, sobre todo, te motiva que tu trabajo tenga un resultado concreto: que los proyectos avancen, los problemas se resuelvan y las cosas funcionen mejor.